La logística de torneos es una frase usada comúnmente para referirse al manejo de varias partes en movimiento y aspectos físico en un torneo de Magic de mediana a gran escala, ya sea, desde tener gente sentada armando sus mazos en el sellado hasta recogiendo las hojas de resultados o preparando los números de mesa. En este módulo, vamos a analizar como prepararse para completar estas tareas, explicando las mejores prácticas para ayudarte a que puedas realizar eventos.

Esta es una rápida revisión sobre lo que vamos a analizar:

Vamos a hablar sobre las herramientas que utilizamos en estos eventos, la preparación de eventos, lograr que un evento empiece de forma eficiente, y como empezar y terminar cada ronda.

Primero, hablemos acerca de las herramientas que vas a necesitar para llevar acabo un torneo.

Obviamente, vamos a necesitar una computadora compatible con “Wizards Event Reporter (WER)” o el software apropiado para reportar tu evento. Sin embargo, también vamos a necesitar una impresora para imprimir las hojas de resultado y de emparejamiento, y una forma que se utiliza para presentar los emparejamientos y anuncios. Algunos lugares utilizan tecnología para mostrar los emparejamientos por medio de pantallas desplazables, pero en general se requiere que esos emparejamientos se peguen en una pared o un en un tablero especifico. Se recomienda cinta de pintor para el trabajo, porque se quita fácilmente y evita que se dañe la pintura de las paredes.

Una cortadora de papel para cortar hojas, algún tipo de números de mesas, y una manera para poder marcar el tiempo.

Hay muchas variedades de números de mesa como, por ejemplo, en forma de carpas hechas de papel o plástico, o carteles de cartón sostenidos por un anillo.

De cualquier manera, estas herramientas son generalmente proporcionadas por el organizador de un evento, y deberías hablar de antemano con el mismo acerca de esto, especialmente, si vas a trabajar en un lugar con el cual no estas familiarizado.

Esto nos lleva una a la parte de preparación dentro de la logística. Dicen que una onza de prevención vale una libra de cura. Si no estás en los Estados Unidos, eso es igual a 28,35 gramos de prevención, o mejor prevenir que curar, solo para que estemos en la misma página.

Si estás trabajando en un lugar nuevo o el tipo de evento es nuevo, hay algunas cosas que tienes que tener en cuenta antes de comenzar. Muchas de estas requieren de la ayuda del organizador. Por ejemplo, necesitamos estar seguros de que se ha establecido una estructura de premios. Si esta, es variable según la cantidad de jugadores, necesitamos estar seguros de saber cómo variaría. Necesitamos asegurarnos que estamos utilizando la cantidad sugerida de rondas de acuerdo a nuestra cantidad de participantes, o más bien, qué cantidad de rondas se van a disponer. Personalmente, yo prefiero eventos de tres rondas para casi todo tipo de eventos. También, querremos tener una respuesta a cómo lidiar con los jugadores que se presenten tarde al evento. A menudo, el organizador va a querer incorporar a la gente que llegue tarde al evento, y lo ideal sería asegurarse de que estamos de acuerdo en cómo manejar estos casos. Usualmente, los jugadores que se presentan tarde a los eventos construidos pueden participar del torneo, a partir de la segunda ronda y con la primera ronda perdida. Los jugadores que llegan tarde a un sellado se pueden sumar durante el armado del mazo, pero contarán con menos tiempo de construcción. Sin embargo, los jugadores que lleguen tarde a un draft, no podrán participar en el evento, debido a que la estructura de un draft no permite que los jugadores empiecen tarde.

Otra cosa importante a tener en cuenta, es el proceso para registrar a los jugadores. ¿Se requiere que los jugadores provean su número de DCI al momento de registrarse? Es importante que tú, o el encargado de manejar el WER en el evento, si es que hay una persona designada específicamente para esta tarea, comiencen a ingresar los nombres y números de DCI en el software lo más rápido posible. Lo ultimo que deseas es una lista con 40 nombres para ingresar en 2 minutos antes del evento, y menos si tienes que llamar a la mitad de esos jugadores para pedirles sus respectivos números de DCI para poder comenzar. La estrategia que tú y el organizador del torneo lleven a cabo, va a depender del espacio y las actividades durante el evento. Pero definitivamente van a querer que el proceso de registro sea parte de la conversación.

Esta conversación es un buen momento para darle al organizador la oportunidad de despejar cualquier duda. Muchas veces, especialmente cuando no se está familiarizado con el evento, existen preocupaciones que pueden ser aclaradas explicando lo básico de un torneo. Mucho de lo mencionado en esta diapositiva puede no haber sido considerado por organizadores principiantes de torneos, asique prepárate para hacer sugerencias si ellos están inseguros o difieren en estos temas.

Una vez que estés preparado con la información sobre el evento, y que estés seguro que las herramientas que necesitas están a disposición, el día del torneo podremos llegar para preparar todo antes de empezar. En lo posible, trata de arreglar lo más importante antes de que lleguen los jugadores. Realmente te va a sorprender todo el tiempo que lleva responder preguntas de los jugadores antes de que empiece el evento, y se complica aún más dependiendo del tamaño del evento.

Los números de mesa es lo primero que debes preparar en un torneo. Algunas veces, el espacio de juego ya cuenta con una organización de números permanente, o el equipo de la tienda lo organizará para ese día, pero usualmente va a ser tu trabajo asegurarte de que estén organizados correctamente. Haciéndolo tu mismo y caminando por el lugar como los harían los jugadores es la mejor manera de familiarizarse con el espacio en el que estás trabajando y prever cualquier problema antes de que pase.

Algunos lugares tendrán una organización especial con necesidades especiales, pero muchos de los espacios para jugar están acomodados en filas de mesas que pueden marcarse fácilmente, usando los carteles con los números de mesa. Para esta organización, los carteles deben estar hechos para que uno marque dos mesas. Por ejemplo, las mesas 1 y 2 van a estar en lados opuestos de un mismo cartel. El cartel debe estar en el medio de las primeras dos mesas de tu evento. El próximo cartel va a tener los números 3 y 4, y va a estar en el medio de las respectivas mesas tres y cuatro. Esto significa que, funcionalmente, estas poniendo 1 número de mesa por cada 4 sillas. Pensándolo de esta manera, es fácil asegurarte de que no están muy cerca, lo que puede resultar en varios jugadores intentando sentarse en la misma silla. Teniendo en cuenta que, en eventos por equipo cada equipo debe sentarse en una mesa, los eventos de gigantes de dos cabezas requieren el doble de espacio, y eventos de equipos de tres personas usan el triple de espacio. Esto también significa que, si estás desarrollando un sellado de presentación seguido de otra presentación, pero con la modalidad de gigante de dos cabezas, vas a necesitar cambiar los números de mesa antes de empezar el siguiente evento.

Por otra parte, acerca de este tema. Si tu fila de mesas tiene un número impar de sillas de cada lado puede crear confusión con los números de mesa. Por ejemplo, si tienes dos filas de 5 mesas, o 5 sillas de cada lado, los 2 primeros carteles con los números, para las mesas del 1 al 4, van a enumerar las mesas correctas. Sin embargo, el tercer cartel que va a estar al final de la fila, va a confundir a los jugadores que estén buscando la mesa 6, la cual se va a encontrar en la siguiente fila de mesas.

A continuación, querrás decidir el mejor lugar para pegar los emparejamientos. Si estás trabajando en una tienda u otro lugar en el que se realicen torneos con regularidad, puede que tengan un lugar de preferencia, así que asegúrate de preguntar. Verifica que el lugar donde se publiquen los emparejamientos sea de fácil acceso. Dependiendo del numero de jugadores que tengas y el espacio que dispongan para transitar en el salón, para eventos grandes como presentaciones, probablemente quieras publicar más de una hoja de emparejamientos. Se creativo e intenta anticiparte a las necesidades de tu evento. Si necesitas imprimir y pegar carteles con información, antes del evento es el mejor momento para hacerlo. Para la mayoría de los eventos, estos carteles contienen la estructura de los premios o cualquier tipo de información que un jugador necesite saber sobre el evento. El mejor lugar para estos carteles es usualmente junto a los emparejamientos.

Finalmente, para eventos limitados, los jugadores van a necesitar acceso a tierras. La mayoría de las veces se va a crear un puesto de tierras, esto es uno o mas lugares en el salón donde los jugadores puede recoger tierras para sus mazos. este es un potencial cuello de botella en términos de tráfico, ya que la mayoría de los jugadores van a necesitar tierras en un relativo corto periodo de tiempo. Así como vamos a pegar varios emparejamientos, se aconseja que se dispongan más de un puesto de tierras para eventos grandes. También es bueno observar que estos puestos de tierras son màs eficientes cuando están separados por tipo, y las tierras que el organizador va a recibir de WotC o del distribuidor van a tener que ser clasificadas, asique vas a necesitar disponer de algún tiempo en tu intinerario para esto.

Ahora vamos a hablar sobre como preparar los productos para eventos limitados. Para presentaciones esto es bastante simple, ya que la tienda contará con pequeños packs de presentación por cada jugador con todo lo que necesitarán, sin contar las tierras. Recuerda que cada jugador puede jugar con la carta promocional que van a recibir en su pack. En algunas expansiones estos packs pueden variar entre sí, usualmente en la combinación de colores. Cuando este sea el caso, asegúrate de hablar con el organizador acerca de cómo los jugadores van a tomar esta decisión y como se van a distribuir esas cajas específicas para cada jugador.

Para otros eventos de sellado, vas a necesitar abrir cajas de sobres y distribuirlos tu mismo. Cada caja de sobres tiene 36 unidades, lo suficiente para 6 jugadores. Recordar esto, facilitará el cálculo de la cantidad de cajas que van necesitar antes del evento. Para ahorrar tiempo, puedes remover el plástico de las cajas con antelación, y hasta ordenar los sobres de las cajas en grupos de seis para su fácil distribución. Los eventos de Draft siguen la misma modalidad, pero como a cada jugador solo se le entregan 3 sobres, cada caja sirve para 12 jugadores en vez de 6.

Una vez que hayas preparado el salón para el evento con los números de mesa, los puestos de tierras de ser necesarios, y el lugar donde publicar los emparejamientos, has terminado con casi toda la parte complicada del evento. Como la mayoría de los eventos de mediana a gran escala son presentaciones, voy a darte instrucciones especificas para ejecutar un evento sellado. Los eventos de construidos son muy similares entre sí con algunos pasos menos mientras que los eventos de draft, van a tener un par de pasos extra para draftear antes de armar, pero en la mayoría de los casos son básicamente lo mismo.

Una vez que todos los jugadores estén registrados, es hora de imprimir y publicar los lugares de cada jugador para la construcción de los mazos. De ser posible, deja la hoja de los lugares asignados publicados en el mismo lugar donde vas a pegar los emparejamientos por el resto del evento. Esto va a ayudar a los jugadores a que fácilmente sepan a donde deben buscar información, lo que agilizará el resto de rondas. Comunica que los lugares han sido publicados y una vez que todos los jugadores estén sentados, sé breve con tus anuncios, luego distribuye los sobres o packs de presentación. Parecerá ineficiente, pero generalmente lo mejor es esperar a que termines de comunicar toda la información antes de repartir cualquier producto entre los jugadores. La naturaleza humana te lleva a prestarle atención a lo que acabas de recibir, y los jugadores comúnmente dejan de escuchar los anuncios una vez que ya tienen sus productos.

Después de que los productos se hayan distribuido, verifica que todos tengan sus sobres y paquetes. Un consejo: no preguntes “¿Todos tienen sus paquetes?” ya que un montón de personas gritarán “si”, y te impedirán escuchar lo importante. En vez de eso, pregunta: “¿Hay alguien que no tenga sobres?”. Si están listos para empezar, todos se quedarán en silencio. Sin embargo, si hay alguien quien no tenga su producto, levantará la mano y avisará. Una vez que todo esté listo, diles cuanto tiempo tienen para armar sus mazos, generalmente 30 minutos, e inicia el temporizador. Si no hay un reloj visible para los jugadores, anuncia a qué hora termina el tiempo y anótalo en un cartel en el lugar de los emparejamientos. Por ejemplo, puedes decir: “ahora mismo son las 10:15, la construcción de sus mazos termina 10:45”. En este caso, debes recordar anunciar a menudo el tiempo restante. Si no tienes un temporizador, deberías seguir este consejo en cada ronda.

Una vez que comience la construcción de mazos, habrá envoltorios brillantes por todos lados y tendrás que empezar a recoger la basura. En mis eventos, les pido a los jugadores que abran los seis sobres antes de empezar a ordenar sus cartas, de esta manera yo y otros jueces podemos juntar la basura mas rápidamente. Recoger la basura es un punto muy importante en la logística de los torneos. Dejar la basura en las mesas anima a otras personas a dejar basura en los mismos lugares, y es más fácil para los jugadores perder cartas o dados si hay una montaña de papeles, así que camina entre las mesas y recoge la basura frecuentemente y desde el inicio.

Durante la construcción de los mazos también es un buen momento para decirle a los jugadores que, si quieren dejar el evento, te lo puede hacer saber a ti (o a la persona encargada del WER de haber una) ahora mismo. Algunas personas, especialmente en las presentaciones, solo quieren quedarse con las cartas, y no jugar, por lo que se van a retirar apenas tengan su caja. Si podemos dar de bajar a esos jugadores antes de que empiece la primera ronda, va a evitar que los jugadores con los que fueron emparejados que, si quieren jugar Magic, queden sin rival.

Una vez que los jugadores hayan finalizado sus mazos, es tiempo de comenzar la primera ronda. Publica los emparejamientos, de la misma forma que los lugares, y anuncia que ya están listos. Una vez que los jugadores estén sentados, recuérdales que tienen 50 minutos y que pueden comenzar, en ese momento comienza el temporizador. Es tentadora la idea de cortar las hojas de resultado antes de publicar los emparejamientos, pero si estas trabajando solo, deja que la ronda empiece antes de cortarlos. Es más eficiente y tú vas a tener todo el tiempo para cortar las hojas después de que la ronda comience.

Las hojas de resultado son una parte importante del torneo, con la cual puede no estar muy familiarizados si solo participaron de eventos muy pequeños. Una hoja de resultado se completa por ambos jugadores para mostrarnos quien gano, cuantos partidos se jugaron y también si algún jugador abandonó. Ese papel va a ser recibido por el encargado del WER o el juez de mesa cuando los jugadores hayan terminado la partida. Algunos jugadores van a estar acostumbrados a enunciar el resultado, así que ten paciencia en explicarles que, en torneos de este tipo de envergaduras, es una parte esencial para que el evento sea eficiente.

Por defecto, las hojas de resultados se encuentran en “orden de corte”, lo que significa que están ordenadas en caso de usar una cortadora de papel para que puedas cortar la parte de abajo de todas las páginas y la pila que creaste con la parte de debajo va a estar en orden y van a ser las ultimas mesas de tu evento. La nueva fila a cortar va a ser apilada arriba de la ultima que cortaste y así consecutivamente. Esto va a resultar en una pila ordenada de hojas de resultado para todas las mesas de tu evento. Para grandes eventos, vas a necesitar separar esa pila en otras más pequeñas antes de cortar, porque la mayoría de las cortadoras de papel solo pueden cortar 10 hojas o menos, también una buena práctica es cortar los márgenes superiores e inferiores antes de cortar las hojas de resultados, de esta manera todas las hojas quedan uniformes.

Estas hojas necesitan ser distribuidas a cada mesa en el evento. A medida que las hojas estén listas, entrégalas con la menor interrupción posible a los jugadores. Lo mejor es dejarlas al lado del partido y no en medio del área de juego. Con práctica vas a poder cortar y distribuir las hojas en unos cuantos minutos por ronda.

Durante la ronda hay mucho por hacer, desde ver partidos de Magic y responder dudas hasta ordenar sillas y recoger mas basura. Si no tienes un encargado del WER permanente, entonces en cada ronda debes recoger las hojas completadas por los jugadores e ingresar los resultados en el reportador de eventos.

El tiempo entre que un jugador termina el partido y los nuevos emparejamientos son anunciados para la siguiente ronda, es de espera, y queremos minimizar esa espera lo máximo posible. Esto significa que es muy importante el final de la ronda y la transición a la siguiente, sin contar que es el momento en donde interactúan varias partes. Vamos a empezar por como ayudar a que el final de ronda se agilice.

Cuando falten entre 5 a 10 minutos de ronda, debemos ingresar todos los resultados que tengamos pendientes. Una vez hecho esto, camina por el salón buscando mesas en las cuales haya jugadores, y verifica si aun tienen su hoja de resultado. Si aun la tienen, pero ya terminaron su partida, amablemente pídeles que completen la hoja y llévatela contigo. Una vez que hayas verificado todas las mesas restantes, ingresa cualquier resultado que lograste recoger o que haya llegado luego de la última carga de resultados.

Ahora deberías tener una lista de resultados en tu pantalla y, si estuviste trabajando rápido, aun quedan un par de minutos de ronda. Anuncia el final de ronda a los jugadores. Si estabas usando un reloj que no comienza automáticamente a contar luego del tiempo establecido, sigue contando el tiempo. De esta manera, el tiempo extra asignado a algunos jugadores (para quizás ir al baño o por una larga pregunta a un juez) podrá ser brindado correctamente.

Una vez que hayas completado todos los pasos y hayas anunciado el fin de ronda, ahora solo tienes que preocuparte por las mesas que todavía siguen jugando. Mira el partido y, como en cualquier otro momento del torneo, anima a los jugadores a jugar rápido si es que no están jugando a un ritmo razonable. Una vez terminada la recolección de todas las hojas, vuelve a la computadora e ingresa los últimos resultados. Si todavía tienes una mesa marcada como faltante, pero los jugadores no se encuentran en esa mesa, llámalos y pregúntales su resultado. Si estos jugadores aseguran ya haber llenado la hoja o haberla perdido, aun así, puedes ingresar su resultado, pero es una buena idea estar seguro de que no tengamos ya su hoja, y que no hemos ingresado un resultado equivocado en otra partida, esto es mucho más fácil resolverlo en el final de esta ronda que al principio de la siguiente. Ahora que tenemos todos los resultados, podemos crear la siguiente ronda en el WER y seguir los pasos de como empezar una ronda nuevamente.