La logistique d’un tournoi est une phrase couramment utilisé pour se réferer à la gestion des divers élements mobiles (décor, etc…) et à la présentation globale d’un tournoi de moyenne à grande importance de Magic, en allant de faire assoir les personnes pour qu’elle puisse construire leurs deck de scellé à la récupération des feuilles de résultats et la préparation des numéros de tables. Dans ce module, nous allons parler de comment se préparer à d’accomplir ces tâches, d’expliquer les bonnes pratiques pour vous aider à gérer vos événements.

Voici un rapide résumé de ce dont nous allons parler :

Dans ce module, nous allons parler des outils que nous utilisons à ces événements, des préparations de ces derniers, de lancer efficacement un événement et de la manière de commencer et de terminer chaque ronde.

En premier lieu, parlons des outils dont vous aurez besoin pour gérer un tournoi.

Evidemment, vous aurez besoin d’un ordinateur qui à le logiciel Wizards Event Reporter ou du logiciel approprié pour votre événement. Il faudra également une imprimante pour les pairings, les feuilles de résultats, un moyen d’afficher vos pairings et vos annonces. Certains lieux utilisent une technologie pour afficher les pairings sur un écran, mais pour la plupart d’entre eux vous devrez les scotcher sur un tableau ou un mur. Du ruban adhésif de tableau est recommandé car il se retire facilement et n’endommage pas la peinture sur les murs.

Une paire de ciseau ou une cisaille pour couper les feuilles de résultats, un certain nombre de numéro de table et un moyen d’afficher l’horloge de la ronde

Les numéros de tables peuvent avoir des formes, matières et couleur différentes (Tente en papier ou plastique, carton rigide tenu par des anneaux métalliques)

Dans tous les cas, ces outils sont les choses typique fournis par l’organisateur de l’événement, et vous devriez en parler à l’organisateur avant, surtout si vous travaillez dans un lieu que vous ne connaissez pas

Cela nous amène à la section de préparation de la logistique. Comme on dit chez nous “Il vaut mieux prévenir que guérir”

Si vous travailler sur un nouveau lieu ou simplement sur un nouveau type d’événement, il y a des choses dont vous voulez être sûr qu’elles soient présentes avant que vous ne commenciez. Beaucoup de ces choses nécessitent l’implication de l’organisateur. Par exemple, nous devons être sûr que les lots ont été fixés. Si ils sont variables selon le nombre de joueurs, soyez sur de quoi il retournera selon l’affluence. Nous devons être sûr que nous utilisons le bon nombre de rondes comme suggéré ou plus précisement combien de rondes auront lieu. Personnement je préfère les événements de 3 rondes pour presque tous les types d’évenements. Nous devons aussi être sûr de comment nous allons gérer les retardataires pour le tournoi. Souvent les organisateurs voudront ajouter les personnes qui se présenteront en retard, et se mettre d’accord avec l’organisateur avant permet d’éviter bien des ennuis. Souvent, les joueurs qui sont en retards pour les événements en construit pourront être ajouter à la ronde 2 avec une Game Loss à la ronde 1. Les joueurs en retard pour un scellé peuvent être ajouté durant la construction mais avec un temps réduit. Les joueurs en retard pour un Draft ne pourront cependant pas participer car la structure du Draft ne permet pas d’ajouter des retardataires.

Une autre chose important de laquelle nous devons parler est la procédure d’enrolement pour l’événement. Est ce que les joueurs doivent fournir leurs numéro DCI au moment de l’enrolement ? Faites en sorte que vous ou le scorekeeper de l’événement si il y en a un, commencer à récupérer les noms et numéros DCI pour les rentrer le plus vite possible dans le logiciel. La dernière chose que vous voulez est d’avoir une liste de 40 noms à rentrer 2 minutes avant de lancer, et cela est particulièrement vrai si vous avez besoin de rappeler les joueurs pour avoir leurs numéros DCI avant de pouvoir lancer. La manière précise que vous et l’organisateur allez mettre en place dépendra de l’espace de jeu et de votre manière de traitez ces choses mais nous voulons vraiment que l’enrolement soit une partie de la conversation avec l’organisateur.

Cette conversation est aussi un bon moment pour laisser à l’organisateur l’opportunité de vous poser toutes les questions qu’il pourrait avoir. Souvent, et en particulier si il n’a pas l’habitude avec ces événements, il aura des doutes qui pourront être dissipés en expliquant les bases du tournoi. Pour les nouveaux organisateurs, beaucoup de choses présentes dans cette présentation peuvent ne pas avoir encore été abordé, donc n’hésiter pas à faire des suggestions si ils ne sont pas rassurés ou vous délegue ces tâches.

Une fois que vous vous serez préparer avec les informations de l’événement, et que vous savez que les outils dont vous aurez besoin seront disponible, nous pouvons avancer au jour J pour tout préparer avant qu’il ne commence. Essayez de faire le plus de préparation possible avant l’arrivée des joueurs. Vous serez surpris du temps que vous consacrerez à répondre aux questions des joueurs avant le début de l’événement, et tout est proportionnel en fonction de la taille de cet événement.

Mettre en place les numéros de table est l’une des premières choses que vous devrez faire pour préparer le tournoi. Parfois certains espaces de jeu auront des numéros permanents installés ou bien un employé du magasion les auras déjà disposés, mais il s’agira souvent de votre travail de vous assurez qu’ils ont bien été installés. Les mettre en place vous-même et marcher à travers la salle comme les joueurs le feront est un des meilleurs moyens d’avoir un aperçu de la salle dans laquelle vous travaillerez mais aussi de voir tout problème avant qu’il ne survienne.

Certaines salles auront des mise en place unique avec des besoin unique mais pour la plupart d’entre elle seront disposés de telle sorte qu’elle seront facilement numérotable. Pour cette dernière, les numéros sont fait de telles sortes qu’un seul panneau sera suffisant pour 2 tables. Par exemple, la table 1 et la table 2 seront de chaque côté du même signe (recto-verso). Le 1er symbole viendra donc entre les 2 premières tables de votre salle. Le suivant qui aura les numéros 3 et 4, entre les tables 3 et 4. Cela signifie que toutes les 4 chaises vous posez un panneau. Le voir de cette manière est un bon moyen d’être sûr que vous ne les posez pas trop près les uns des autres ce qui engendrerait des joueurs voulant s’assoir à la même chaise. Notez bien que les événements en équipe nécessite que chaque équipe ait une table, donc le troll à 2 têtes nécessitera de double l’espace, et les Teams Trios de le tripler. Cela signifie que si vous enchaîner un scéllé en avant-première par un troll à 2 têtes ensuite vous devrez changer de place les numéros avant le début du troll à 2 têtes.

Une autre astuce à propos de la mise en place des tables. Si vous avez un nombre impair de chaises de chaque côté cela va crée une situation génante pour la numérotation des tables. Donc par exemple, si vous avez 2 rangées de 5 tables, ou 5 chaises de chaque côté, vos deux premiers panneau numéroté seront bien placés. Le 3ème panneau cependant sera placé à la fin de la rangée ce qui rendra les joueurs à la recherche de la table 6 confus car elle se trouve dans la rangée suivante.

Ensuite, vous allez décider du meilleur emplacement pour afficher les pairings. Si vous travailler dans une boutique ou une salle qui organise régulièrement des tournois, ils auront sans doute un emplacement dédié donc soyez sûr de demander avant. Faite en sorte que l’emplacement ou vous afficher les pairings est facilement accessible. Selon le nombre de joueurs et l’espace de transit dont vous disposer, vous pouvez afficher les pairings à plusieurs endroits pour des gros événements comme des avant premières. Soyez créatif et essayer d’anticiper les besoins de votre événement. Si vous avez besoin d’imprimer et d’afficher des informations ou des directions, avant le tournoi est le milleur moment pour le faire. Pour la plupart des évenements, il s’agira des lots ou de toutes informations spécifiques dont les joueurs auront besoin d’être informé pour cet événement. Le meilleur emplacement pour ces indications est géneralement juste à côté de là ou vous allez afficher vos pairing.

Enfin, pour les événements en limité, les joueurs auront besoin de terrains de base. La plupart du temps cela prendra la forme d’une station de terrain, qui est l’endroit ou les joueurs peuvent récupérer des terrains de base pour leurs decks. C’est un potention goulet d’étranglement du trafic puisque la plupart des joueurs auront besoin de ces terrains sur une durée assez limité. Tout comme les multiples affichages de pairing, il est recommandé d’avoir plusieurs stations de terrain pour des gros événements. Il est aussi à noter que ces station de terrain seront plus efficaces si elles sont triées par type, et les terrains reçus de WotC ou d’un distributeur auront sans doute besoin d’être triés de telle sorte que vous devrez prendre du temps sur votre agenda pour le faire.

Ensuite nous allons parler de la prépartion des produits pour les événements en limité. Pour les avant-premières c’est assez simple, car les magasins ont des “kits d’avant-premières” que chaque joueur va reçevoir avec tout ce dont il a besoin à l’intérieur, en dehors des terrains. Souvenez vous que les joueurs peuvent jouer la carte promotionelle qu”il reçoive dans ces kits dans leur deck. Pour certaines extensions, ces kits ont différentes caractéristiques, souvent des combinaisons de couleurs. Quand c’est le cas, soyez sûr de discuter avec l’organisateur de comment les joueurs décideront lequel il souhaite et de comment vous distribuerez ces kits spécifiques à chaque joueur.

Pour les autres événements en scéllé, vous allez devoir ouvrir des boîtes de booster et distribuer vous même les paquets. Chaque boîte contient 36 boosters ce qui correspond à 6 joueurs. Souvenez vous qu’il est plus simple d’estimer le nombre de boîtes dont vous aurez besoin avant l’événement. Pour gagner du temps, vous pouvez enlevez le plastique qui entoure les boîtes en avance et même faire des paquets de 6 boosters pour une distribution plus aisée. Les drafts suivront le même schéma mais comme chaque joueur n’aura que 3 boosters, chaque boîte correspondra à 12 joueurs plutôt qu’à 6.

Une fois que vous aurez préparer votre salle pour l’événement avec les numéros de table, les stations de terrains si besoin, et l’emplacement des pairings, vous avez fait le plus gros pour lancer votre événement. Puisque la plupart des moyens à gros événements sont des avant-premières, je vais vous donner quelques conseils pour gérer un événement en scellé. Les événements en construits sont identiques avec des étapes en moins et les drafts, bien qu’ayant une étape supplémentaire pour drafter avant de construire, sont fondamentalement les mêmes que le scéllé pour la plupart des autres choses.

Une fois l’enrolement terminé, il est temps d’imprimer et d’afficher les seatings pour la construction du deck. Aussi souvent que possible, vous devriez poster les seatings au même endroit que les pairings pour le reste de l’événement. Cela aidera les joueurs à se sentir à l’aise quand il chercheront ces informations pour les rondes suivantes. Annoncer que les seatings sont affichés puis une fois tout le monde installé, faite une courte annonce et distribuer les boosters ou les kits d’avant-premières. Cela semble peu optimisée mais il est géneralement mieux de ne distribuer les produits qu’une fois vos annonces terminés. C’est dans la nature humaine d’être curieux d’une chose qu’on vient juste de vous donner, et les joueurs vont souvent arrêter de vous écouter une fois que vous leur aurez distribuer les produits.

Après que les produits sont distribués, vérifier que tout le monde à eu ses boosters ou son kit d’avant-première. Une petite astuce : Ne demandez pas “Qui à eu son paquet ?”, vous aurez beaucoup trop de réponse positive. Demander plutôt “Est ce que quelqu’un n’a pas eu son paquet ?”. Si tout le monde l’a eu vous aurez un silence sinon une personne ou deux léveront leurs mains et se manifesteront. Une fois que tout le monde est prêt à commencer, indiquez leur combien de temps ils ont pour construire, géneralement 30 minutes, et lancer le timer. Si le timer n’est pas visible par les joueurs, faite une annonce de l’heure à laquelle la construction s’arrêtera pour que les joueurs puissent gérer leurs temps et écriver le également sur une affiche à côté des pairings. Par exemple, vous pouvez dire “Il est 10h15, la construction finira à 10h45”. Dans ce cas penser à faire des annonces de temps à autre pour faire un rappel du temps restant. Si vous n’avez pas de timer, vous devriez également faire pareil au début de chaque ronde.

Une fois que le construction à commencer, il y aura des boosters vide partout et vous pouvez commencer à les ramasser. A mes événements, je demande aux joueurs d’ouvrir les 6 boosters avant de trier leus cartes, de cette manière moi et/ou les autres juges peuvent récupérer les boosters vides rapidement. Récupérer les déchets à ce point et durant l’évent est une partie importante de la logistique d’un tournoi. Laisser des ordures sur les tables encourage les gens à laisser plus d’ordures sur les tables, et il est facile pour les joueurs de perdre des cartes ou des dès si il y a un nombre important de boosters vide partout, donc soyez sûr de vous promener et de ramasser les ordures sur les tables aussi souvent que possible.

La construction de deck est aussi un bon moment pour laisser les gens savoir que si ils veulent abandonner l’événement, ils peuvent vous le dire (ou au scorekeeper si il y en a un) maintenant. Parfois, spécialement aux avant-premières, certaines personnes veulent juste les cartes et n’ont pas envie de jouer, donc elles partent dès qu’elles ont reçues leurs kits. Si nous pouvons les enlever de l’événement avant la ronde 1, cela permet d’éviter que des joueurs soient appareillés contre eux et n’ai pas d’adversaire contre lequel jouer, alors qu’ils veulent juste jouer à Magic.

Une fois que les joueurs ont finit de construire leurs decks, il est temps de lancer la première ronde. Afficher les pairings, comme vous avez fait pour les seatings, et annoncer qu’ils sont disponibles. Une fois les joueurs assis, laissez les savoir qu’ils ont 50 minutes et qu’il peuvent commencer, puis lancer le timer. Il est tentant de couper les feuilles de résultats avant d’afficher les pairings, mais si vous travaillez seul, vous devriez lancer la ronde avant de les couper. Il est plus efficace et vous aurez suffisament de temps après le début de la ronde.

Les feuilles de résultats sont une partie très importante des tournois et que certaines personnes peuvent ne pas y être habituée si ils n’ont participé qu’à de petits tournois. Une feuille de résultat devra être remplie par les joueurs dans une ronde pour indiquer qui a gagner, combien de matchs ont été joués et si un joueur abandonne. Ils peuvent être retiré du tournoi par le scorekeeper ou par le juge quand les joueurs ont terminés. Un joueur peut être habitué à juste dire à quelqu’un son résultat, donc soyez patient en expliquant aux joueurs pourquoi les feuilles de résultats sont nécéssaire, et soyez sûr d’expliquer qu’avec des événements de cette taille, elles ont un rôle essentiel pour que l’événement se déroule bien.

Par défaut, les feuilles de matchs sortent dans l’ordre de découpe, ce qui signifie qu’elles sont ordonnées de tel sorte que si vous utiliser une cisaille pour couper la dernière rangée en bas de toutes les pages, le tas que vous avez crée sera dans l’ordre des dernières tables pour votre événement. La rangée juste au dessus peut ainsi être découpée et rajoutée au dessus de votre tas, et ainsi de suite. Le résultat sera un seul tas de feuilles de matchs dans l’ordre pour chaque table de votre événement. Pour les très gros événements, vous aurez besoin de séparer les feuilles en de plus petit tas avant de couper, car la plupart des cisailles ont une limite d’environ 10 pages, et il s’agit aussi du meilleur moment pour couper les marges hautes et basse du papier avant de couper les feuilles de matchs, afin que toutes les feuilles de matchs soient uniformes.

Les fiches auront ensuite besoin d’être distribuées à chaque table de l’évenement. Quand vous les déposer, tâcher de le faire avec le moins d’impact possible sur les joueurs, souvent sur le côté de la table plutôt qu’en plein milieu de la zone de jeu. Avec de l’entrainement, vous serez capable de couper et distribuer les feuilles de matchs en quelques minutes seulement durant chaque ronde.

Durant la ronde, il y a beaucoup de choses à faire, de regarder les parties de magic et répondre aux questions à remettre les chaises en places et ramasser les déchets. Si vous n’avez pas de scorekeeper dédié, alors plusieurs fois par rondes vous devrez collecter les feuilles de résultats qui ont été rendues et rentrer les résultats dans le logiciel de report.

Le moment qu’un joueur passe entre la fin de son match et les pairings suivant est juste de l’attente, et nous voulons minimiser cette attente le plus possible. Cela signifie que la fin de chaque ronde et la transition vers la suivante est le moment le plus important, en plus d’avoir le plus de choses à faire au niveau logistique. Discutons de ce qui peut vous aider à finir les rondes rapidement.

Quand il reste 5 à 10 minutes dans la ronde, vous devriez entrer toutes feuilles de résultats que vous avez collecté. Une fois effectué, parcourer la salle à la recherche de chaque table avec des joueurs ayant encore une feuille de résultat. Si ils l’ont encore mais qu’ils ont finit le match, demander leur poliment de remplir et signer la feuille de résultat et prener là avec vous. Une fois que vous avez vérifié les tables restantes, entrer tout les résultats que vous auriez récupérer depuis la dernière fois dès que possible.

Vous devriez maintenant avoir une liste de résultats sur votre écran et, si vous avez réussi à travailler rapidement, quelques minutes restantes dans la ronde en cours. Faites bien attention d’annoncer la fin de la ronde aux joueurs. Si vous utiliser une horloge qui ne continue pas à compter le temps écoulé après la fin du chrono, garder l’oeil sur votre montre. De cette manière, n’importe quel joueur ayant reçu une extension de temps (peut-être pour être aller aux toilettes ou pour une longue attente avec une question à un juge) sera capable de savoir le temps exact lui restant.

Une fois que vous aurez effectué ces étapes et annoncé la fin de la ronde, vous devez désormais vous inquiéter uniquement des tables qui sont encore en train de jouer. Soyez sûr de regarder ces matchs et, comme à n’importe quel autre moment du tournoi, d’encourager les joueurs à jouer plus vite si leur rythme de jeu n’est pas raisonnable. Une fois que vous avez récupérer la fiche de résultat d’une table, dirigez vous vers la table suivante. Une fois que vous avez toutes les fiches de résultats, retourner rentrer tout cela sur le logiciel de report. Si vous avez une table dont vous n’avez pas la fiche mais que la table est libre, appeller les joueurs et prenez leurs résultats, mais c’est une bonne idée de vérifier si vous n’avez pas leur fiche et que vous avez entrer leur résultat sur une autre table par erreur. Cette erreur est plus simple à régler en fin de ronde qu’au début de la suivante. Maintenant que vous avez tous les résultats, vous pouvez créer la ronde suivante dans WER et recommencer ces étapes une nouvelle fois.